KPU-TRENGGALEKKAB.GO.ID. Diskusi Reboan ketiga di KPU Kabupaten Trenggalek kali ini dilakukan pada pukul 9.20. Acara diikuti oleh Ketua KPU Kabupaten Trenggalek dan komisioner divisi Sumber Daya dan Hukum, bersama 7 orang staf. Bertempat di ruang rapat komisioner, acara ini masih diisi dengan kegiatan asesmen dan peningkatan kapasitas pegawai. Salah satu yang dibahas adalah tentang  pentingnya notulensi.

Patna Sunu, divisi SDM KPU Kabupaten Trenggalek, kali ini juga mengisi materi tentang notulensi. Dia mengingatkan bahwa notulensi atau risalah rapat sudah diatur dalam Peraturan KPU No 17 Tahun 2015 Tentang Tata Naskah Dinas. Di dalamnya menyebutkan bahwa  Risalah Rapat adalah Naskah Dinas yang memuat pendapat dan/atau saran/masukan peserta rapat pleno KPU, serta rapat pada Sekretariat KPU  terhadap materi yang dicantumkan dalam acara undangan rapat, yang diakhiri dengan kesimpulan rapat oleh pimpinan rapat.

Pentingnya notulensi juga ditambahkan oleh Suripto Ketua KPU Kabupaten Trenggalek. Menurut dia, prinsipnya ketika informasi hasil rapat hendak ditindaklanjuti oleh lembaga sebagai kegiatan, maka di sinilah ia bisa berfungsi sebagai memori pengingat tercatat yang mengontrol kinerja. Misal jika ada personil yang kinerjanya buruk atau tidak konsisten dengan tugas yang disepakati di rapat, notulensi rapat bisa digunakan untuk menunjukkan bahwa apa yang harus ia jalankan adalah keputusan rapat.

Lebih jauh, apa yang tercatat dalam risalah rapat bisa menjadi barang bukti apakah memang sebuah keputusan rapat yang  belakangan bisa dianggap sebagai pelanggaran terhadap aturan atau penyimpangan itu benar-benar  keputusan rapat. “Tinggal melihat risalah rapat, kan ada catatannya. Apakah memang sebuah kesalahan seperti tindakan melanggar aturan itu duputuskan di rapat ataukah karena ulah individu sendiri yang menyimpang dari keputusan rapat. Sebab kita bekerja dalam moment-moment tertentu berdasarkan aturan hukum yang jelas”, tegas alumnus IAIN Yogyakarta ini.

Wanti, salah satu staf mengungkapkan pertanyaan tentang apakah notulensi dilakukan saat rapat pleno saja. Dijawab oleh Patna Sunu bahwa kegiatan notulensi bukan hanya dilakukan saat rapat pleno saja. Semua rapat,  terutama rapat resmi dan berkaitan dengan program kegiatan, harus ada notulensinya.

Selanjutnya Patna Sunu di akhir penyampaian materi menegaskan bahwa rangkuman rapat dikirim ke grup WA agar semua orang bisa tahu. Menurutnya, dari pembicaraan di rapat yang tercatat di risalah bisa diambil hal-hal pokok, terutama info penting. Itu mohon disebar melalui WA”, tegas alumni Hukum Universitas Airlangga ini. [NRN]