Menindaklanjuti beberapa keluhan beberapa pegawai  di kantor KPU Kabupaten Trenggalek tentang pola rapat-rapat yang dianggap  menjenuhkan, kemarin (Selasa, 28/09/2016) diadakan rapat evaluasi dalam rapat kordinasi Sumber Daya Manusia dan Partisipasi Masyarakat (SDM&Parmas). Rapat itu dilakukan karena ada beberapa “suara” yang mengatakan bahwa terjadi kejenuhan akibat banyaknya rapat atau rapat-rapat yang sifatnya monoton.

Karena itulah, rakor divisi SDM&Parmas KPU Kabupaten Trenggalek mengagendakan secara khusus untuk membahas tentang manajemen rapat. “Karena ini berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia dan bagaimana organisasi difungsikan, maka harus kita bahas dalam rapat khusus ini”, papar Nurani Divisi SDM&Parmas saat memulai rapat dalam posisinya sebagai moderator.

Dalam rapat tersebut, tercurah dari pendapat salah satu pegawai bahwa dia pernah mendengar curhatan dari beberapa teman pegawai bahwa rapat-rapat sifatnya monoton, dan karena itu ia mengusulkan agar pola rapat diubah. Hal ini juga diakui masing-masing peserta rapat.

Tetapi rapat menyepakati bahwa keberadaan rapat-rapat yang ada tidak bisa dikurangi frekuensinya. Sebagaimana ditegaskan ketua KPU Kabupaten Trenggalek, Suripto, rapat-rapat yang ada bermanfaat untuk melakukan kontrol kolektif terhadap kegiatan-kegiatan dengan maksud baik untuk memperbaiki kinerja, mulai rapat pleno mingguan tiap hari senin, rapat harian (analisa dan evaluasi  harian), hingga rapat masing-masing divisi bersama subag tiap hari minggu.

Ditambahkan Suripto, bahwa keputusan  tentang pelaksanaan dan penjadwalan rapat-rapat yang dilaksanakan tersebut juga telah diputuskan dalam rapat pleno. “Sehingga, untuk merubah  pelaksanaan rapat, tentunya harus diputuskan dalam rapat pleno”, tegas Suripto.

Diskusipun berfokus pada upaya memperbaiki pola-pola tiap rapat. Salah satu hal yang disoroti adalah soal partisipasi rapat. Nurani divisi SDM&Parmas mengatakan bahwa meskipun tidak sering terjadi, tapi kadang juga banyak yang tak hadir rapat tepat waktu atau bahkan tak datang.

Menanggapi hal ini, Patna Sunu, divisi Hukum, mengatakan bahwa sebaiknya dikembalikan pada kesadaran masing-masing karena bagaimanapun kita tak bisa mengatur-ngatur orang sebab dasar kegiatan ini bukanlah “reward and punishment”. “Saya pikir kembalikan pada kesadaran masing-masing, nantinya akan sungkan sendiri. Jika rapat sudah saatnya mulai, ya dimulai saja”, tegas Patna Sunu.

Sedangkan Gembong Derita Hadi, divisi program dan data, mengusulkan agar tidak monoton. Bahasa-bahasa rapat bisa lebih nyantai dan tidak terlalu formal pelaksanaannya. “Mungkin juga tempat rapat bisa diubah-ubah, juga sambil minum kopi juga bisa biar pikiran bisa ‘fresh’ dan nyantai”, kata Gembong. [Hupmas]