Hari ini, Rabu, tanggal 21 Juni 2023, mulai pukul 15.00 WIB setelah pelaksanaan Rapat Pleno Terbuka Rekapitulasi dan Penetapan Daftar Pemilih Tetap Pemilu Tahun 2024, bertempat di RPP Vote KPU Kabupaten Trenggalek, Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Trenggalek menyelenggarakan Rapat Internal yang membahas tentang Tata Naskah Dinas baik untuk di lingkungan KPU Kabupaten Trenggalek, Sekretariat KPU Kabupaten Trenggalek, PPK dan Sekretariat PPK serta PPS dan Sekretariat PPS. Peserta kegiatan adalah seluruh pegawai KPU Kabupaten Trenggalek.

Menurut Gembong Derita Hadi, Ketua KPU Kabupaten Trenggalek, kegiatan tersebut sangat penting diselenggarakan karena sebagai lembaga pemerintah tentunya KPU Kabupaten Trenggalek harus mematuhi peraturan perundang-undangan yang mengatur tata naskah dinas. Tata naskah dinas merupakan  penataan  administrasi hukum yang meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dari suatu lembaga/instansi pemerintah. Tentunya Peraturan KPU yang mengatur tentang hal tersebut harus dipedomani dan dilaksanakan sebagai bentuk kepatuhan hukum. Tata Naskah Dinas bertujuan untuk mewujudkan tertib administrasi penyelenggaraan naskah dinas yang disusun dengan ruang lingkup pembuatan naskah dinas, pengamanan naskah dinas, dan pengelolaan naskah dinas. Selain itu juga harus melaksanakan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya untuk menjamin kemudahan akses arsip statis bagi pengguna arsip untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Ditambahkan oleh Gembong bahwa hal tersebut karena arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan.

Selanjutnya pemaparan materi oleh Imam Nurhadi, Anggota KPU Kabupaten Trenggalek Divisi Hukum dan Pengawasan yang dipandu oleh Yohanes Mustika Hadi, Kasubbag Hukum dan Sumber Daya Manusia. Dalam kesempatan tersebut, Kang Nuha, panggilan akrabnya, menyampaikan materi tentang Tata Naskah Dinas yang berlaku di lingkungan KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota serta Badan penyelenggara adhoc. Kang Nuha menyampaikan bahwa seluruh penyelenggara Pemilu harus mempedomani Peraturan KPU Nomor 8 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 2 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dan  Keputusan Nomor 400 Tahun 2023 tentang Perubahan atas Keputusan KPU Nomor 42 Tahun 2023 tentang Pedoman Teknis Tata Naskah Dinas Panitia Pemilihan Kecamatan, Panitia Pemilihan Luar Negeri, dan Panitia Pemungutan Suara. Selain itu, Kang Nuha juga menyampaikan bentuk-bentuk baku dari naskah dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan dan Keputusan KPU. Dijelaskannya bahwa terdapat 3 (tiga) jenis naskah dinas yaitu (1) naskah dinas pengaturan yang meliputi peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan,  instruksi, prosedur tetap/SOP, dan surat edaran, (2) naskah dinas penetapan berupa keputusan, dan (3) naskah dinas penugasan berupa surat perintah dan surat tugas. Lebih lanjut, Kang Nuha juga menyampaikan bentuk-bentuk baku dari naskah dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan dan Keputusan KPU. Ditegaskannya, dengan pemahaman yang baik, benar dan menyeluruh terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku maka dapat mencegah terjadinya maladministrasi. Hal tersebut karena maladministrasi sebagai perilaku melawan hukum, melampaui wewenang, menyalahgunakan wewenang untuk tujuan lain, termasuk kelalaian atau pengabaian hukum dalam penyelenggaraan pelayanan publik dan KPU, termasuk KPU Kabupaten Trenggalek merupakan lembaga publik yang memiliki tugas dan kewenangan dalam menyelenggarakan Pemilu dan Pemilihan.

Masukan dan tanggapan datang dari Nanang Eko Prasetyo, Kasubbag Teknis Penyelenggaraan Pemilu dan Hubungan Masyarakat yang menyampaikan bahwa perlu dilakukan monitoring dan supervisi terhadap naskah dinas baik yang diterbitkan oleh KPU Kabupaten Trenggalek, Sekretariat KPU Kabupaten Trenggalek, PPK dan Sekretariat PPK, serta PPS dan Sekretariat PPS. Juga dari Yuyun Dwi Puspitasari, Kasubbag Perencanaan, Data dan Informasi, bahwa pelaporan kegiatan juga harus dilakukan sehingga kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan dan terukur.

Saran juga disampaikan oleh Istatiin Nafiah, Anggota KPU Kabupaten Trenggalek Divisi Teknis Penyelenggaraan yang menyampaikan bahwa setiap penyelenggara harus cermat, teliti, dan hati-hati dalam menerbitkan naskah dinas dan harus mempedomani bentuk baku yang telah diatur dalam Peraturan dan Keputusan KPU RI.

Pendapat senada juga disampaikan oleh Muhammad Indra Setiawan, Anggota KPU Kabupaten Trenggalek Divisi Perencanaan, Data, dan Informasi bahwa selama ini seringkali terjadi kelalaian dalam administrasi yang berakibat pada tidak adanya bukti konkret atas kinerja yang dilaksanakan. Muhindras, panggilan akrabnya, mengingatkan bahwa tertib administrasi harus dilaksanakan.

Pendapat yang sama juga disampaikan Nurani, Anggota KPU Kabupaten Trenggalek Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Partisipasi Masyarakat dan Sumber Daya Manusia, bahwa Tertib administrasi berarti bahwa terdapat kelengkapan dan kerapian dokumen administratif, sehingga kegiatan apa saja yang dilakukan oleh sebuah instansi dapat dipertanggungjawabkan. Perilaku tertib ini menandakan bahwa instansi tersebut mampu menjalankan tugasnya dengan baik. Semua yang hadir sepakat bahwa tata naskah dinas merupakan upaya yang harus dilakukan dalam rangka tertib administrasi.

Dalam penutupan, Yohanes Mustika Hadi, Kasubbag Hukum dan Sumber Daya Manusia, juga sepakat bahwa tertib administrasi menjadi keharusan bagi seluruh penyelenggara Pemilu dan juga instansi pemerintah. Kegiatan berakhir pada pukul 16.00 WIB. (Wro)